Semnătura electronică, parafa digitală pentru documentele noastre

Odată cu creșterea spectaculoasă a popu­larității internetului, devenind o parte obiș­nuită din viața noastră, riscurile asociate cu utilizarea acestuia fără un minim de protecție cresc considerabil în toate mediile și grupurile de educație informațională. Mai mult decât atât, avem în acest moment nevoia de a digitaliza multe din activitățile noastre, în special cele personale, iar una din aceste noi nece­sități este semnarea electronică a documentelor importante, utilizate fie în relația cu statul, fie în relația cu entități private (bănci, relații de muncă etc).

 Documentele pe care trebuie să le semnăm - financiare, de asigurări, în relația cu Primăria localității de care aparținem - se pot semna acum şi electronic.

Semnătura electronică este un simbol digital folosit pentru a valida autenticitatea unor acte digitale, având aceeași valoare legală ca şi semnătura olografă. Practic, semnătura electronică certifică faptul că documentul digital este realizat și asumat de către persoana care l-a semnat, în același mod în care semnarea de mână a unui document certifică acest lucru.

Semnătura electronică în sine este un șir de cifre matematice care certifică procesul de semnare. Nu insistăm pe detalii legate de știința matematică numită criptografie, dar semnarea electronică presupune atașarea unor date de identificare a unui dispozitiv care creează semnături, și astfel acea semnătură se „imprimă” în mod digital pe un document. Până la urmă, este aproape la fel cu o semnătură olografă pe care noi o scriem pe un document, doar că ea se face acum în mod electronic, direct pe documentul word sau pdf în care lucrăm.

Un detaliu important de menționat aici este faptul că o semnătură electronică este valabilă doar în spațiul digital, mai exact în calculatorul, telefonul sau tableta pe care eu îl/o dețin, sau către orice alt destinatar exclusiv în format electronic. Dacă eu am imprimat acel document semnat electronic, el nu are nici o valoare legală. Acesta este un detaliu de care trebuie ţinut cont.

Cum se utilizează o semnătură electronică

Semnătura electronică se obține de la un furnizor acreditat din România sau din restul Uniunii Europene, iar pentru a o obține trebuie urmați pașii menţionați de acel furnizor. Există mai multe tipuri de semnături electronice, deci este important pentru noi să ne dăm seama exact ce tip de semnătură electronică vrem să achiziționăm. Majoritatea documentelor se pot semna electronic în acest moment, dar unele documente specifice, cum ar fi acte notariale sau acte de succesiune, se pot semna doar olograf și, în unele cazuri, exclusiv în prezența notarului.

Există trei tipuri de semnături electronice: semnătura simplă, semnătura avansată și semnătura calificată - iar tipul de document pe care trebuie să îl semnăm decide și tipul de semnătură necesară. Cele trei tipuri de semnături prezintă niveluri diferite de securitate. Pe scurt, iată caracteristicile celor trei tipuri de semnături electronice:

❍ Semnătura electronică simplă prezintă cel mai scăzut grad de securitate și o folosim, de exemplu, în e-mailuri atunci când ne introducem numele și prenumele la finalul textului;

❍ Semnătura electronică avansată prezintă un grad mediu de securitate și se poate utiliza în cazul documentelor cu un nivel mediu de risc, de exemplu în relațiile de muncă (pentru a semna o cerere de concediu, un decont etc.);

❍ Semnătura electronică calificată prezintă un grad ridicat de securitate și necesită un certificat digital calificat, pe care îl achiziționăm de la un furnizor acreditat. Aceste semnături pot fi utilizate pentru a semna documente cu nivel ridicat de risc, de exemplu, un contract de credit, un contract comercial sau o factură.

 Furnizorii acreditați, care urmează un set strict de reguli impuse de autorități și de legislația Uniunii Europene, pot furniza toate cele trei tipuri de semnătură.

De ce avem nevoie de semnătura electronică în locul celei olografe

Semnarea electronică va fi parte din viitorul nostru. Pentru majoritatea cetățenilor din România, birocraţia excesivă a statului înseamnă pierdere de timp la ghișeele publice. Una dintre prioritățile guvernelor din Uniunea Europeană este digitalizarea serviciilor publice care să faciliteze accesul cetățenilor la serviciile statului. Pentru a semna documentele digitale este nevoie de o semnătură electronică, pentru că doar așa pot fi semnate documentele emise de către stat pentru cetățeni și astfel să poată fi economisit timpul pierdut, de regulă, la ghișeu. În acest moment, semnarea electronică se află la primii pași de acceptare la nivel național, în special din perspectiva serviciilor oferite de stat, dar unele entități importante, în special ANAF, încearcă pe cât posibil eliminarea completă a cozilor la ghișeu și interacţionarea cu cetățenii exclusiv în mod digital.

Semnarea olografă este bineînțeles valabilă și va fi valabilă mult timp de acum încolo. Cu toate acestea, pentru a eficientiza anumite activităţi din viețile noastre, semnarea electronică poate salva timp preţios. Mai mult decât atât, pentru unele profesii sau pentru antreprenori, semnătura electronică a devenit un instrument indispensabil pentru a semna documente de la distanță și pentru a eficientiza modul în care îşi desfășoară afacerile, la nivel național sau internațional. Obținerea unei semnături electronice nu este dificilă, doar necesită anumiți pași de urmat, care sunt reglementați prin le­gislația în vigoare, asigurând astfel o încredere sporită în acest tip de semnături.

Bineînțeles, există reticențe, care sunt perfect valabile. Tocmai de aceea, acceptarea și utilizarea semnăturii electronice se fac treptat și necesită cooperare între cetățeni, mediul de afaceri, stat și alte entități ce au nevoie de semnarea documentelor într-un mod cât mai transparent, dar şi facil.

(Pagină realizată în parteneriat cu ANIS, cu sprijinul companiei Digidemat)